Amb la recent reforma del Codi Penal que afecta a la responsabilitat penal de les persones jurídiques, s’estan implantant polítiques de Compliance que obliguen a l’empresari a prevenir riscos penals incloent-hi el control sobre els processos que porten a terme els empleats.
En aquest sentit, cal revisar aspectes com l’ús de l’email o l’accés a internet per part de l’empleat obrint de nou l’etern debat al voltant de la pregunta: pot un empresari accedir al correu electrònic de l’empleat?
Si ens plantegem la situació en que una fàbrica pot facilitar roba de treball i una taquilla al empleat per a desenvolupar la seva tasca i ens preguntem: de qui és la roba? I la taquilla? No tindrem cap dubte a respondre: de l’empresa. Però l’accés a la taquilla i el seu contingut? Aquí l’Estatut dels Treballadors és prudent i estableix la possibilitat d’accedir a la taquilla quan sigui necessari per a la protecció del patrimoni empresarial i respectant al màxim la dignitat i la intimitat del treballador.
Si traslladem això al correu electrònic, l’empresa proporciona a l’empleat una adreça de mail, que normalment es personalitza amb el seu nom i cognoms, i aquest se’n fa càrrec per desenvolupar la seva feina, però moltes vegades es converteix en una eina de comunicació amb l’exterior per a finalitats personals.
Davant aquesta situació, moltes empreses, sense una política d’ús del correu electrònic ben definida, es troben sovint amb problemes pràctics, pel fet d’haver d’accedir al correu electrònic d’un treballador (absència, malaltia, etc.) sabent que poden trobar-se en aquestes bústies correus personals amb informació sensible. L’empresa, en la majoria de casos, té una necessitat d’accedir al correu per motius empresarials però xoca jurídicament parlant amb el dret fonamental a la intimitat del treballador.
Per tot això, és importantíssim que totes les empreses, de la mida que siguin, disposin d’una política d’ús del correu electrònic i d’Internet i que l’entreguin a tots els empleats. A algunes companyies aquest document va adjunt al contracte de treball. En aquest manual d’ús, l’empresa podrà decidir quines restriccions establir respecte a l’ús del correu sempre respectant el dret a la intimitat, i el treballador, sabrà des del primer dia quines són les “regles del joc”.
Informar prèviament és clau.