L’Agència Espanyola de Protecció de Dades ha publicat la seva guia sobre protecció de dades i relacions laborals. En ella s’analitza el tractament de les dades des de la selecció de personal, durant la relació laboral en sí mateixa i fins a la finalització del contracte de treball. En aquest post, comentarem les implicacions relatives a la protecció de dades durant tota la vida de la relació laboral.
ABANS DE LA RELACIÓ LABORAL
Quan comença una empresa a tractar les dades dels seus treballadors?
Les primeres dades que tracta una empresa del seu futur treballador es troben en els processos de selecció. El tractament de dades personals durant un procés de selecció no exigeix el consentiment de la persona candidata. La base jurídica és la de l’art. 6.1.b) del RGPD, és a dir, el tractament serà lícit quan és necessari per a la conclusió d’un contracte de treball o sigui necessari en el context d’un contracte. Hem de tenir en compte que en els processos de selecció l’empresa serà la responsable de custodiar la documentació entregada per la persona candidata, i en cas de pèrdua d’aquella documentació amb dades personals, incorrerà en una infracció, la qual segurament comporti una sanció.
Per a la selecció de personal, si aquesta es realitza mitjançant algun tipus d’anunci o convocatòria pública, hauria d’incloure’s en aquesta la informació de l’art. 13 del RGPD.
Què hem de fer si ens envien el CV per correu postal o electrònic?
Si el currículum ens l’han enviat per correu postal o electrònic i es compta amb una adreça electrònica facilitada pel propi afectat, se li pot remetre informació per aquest mitjà, sol·licitant confirmació de la recepció i condicionant el tractament de les dades al justificant de recepció. Si es va presentar en un mostrador o oficina d’atenció, hauria de ser informat allí per qualsevol mitjà que acrediti el compliment d’aquest deure, com, per exemple, cartells o documents de justificant de recepció.
I en els casos en què el procés de selecció no el duu a terme l’empresari final?
Si el procés de selecció és dut a terme per agències de col·locació o empreses de selecció, aquestes actuaran com a encarregades del tractament, sent l’empresa final la responsable. Ara bé, si les agències de col·locació o empreses de selecció contacten amb candidats sense tenir un contracte d’encarregat de tractament signat per l’empresa final, seran considerades com a responsables del tractament. En el cas de les empreses de treball temporal, aquestes seran sempre responsables del tractament.
DURANT LA RELACIÓ LABORAL
Quin tipus de dades poden tractar-se?
En una relació laboral poden tractar-se des de dades com la data de naixement, passant per la vida acadèmica del treballador, fins a categories de dades especials. Això és així donat que l’RGPD admet el seu tractament en el cas de què sigui necessari per al compliment d’obligacions i l’exercici de drets del responsable del tractament o de l’interessat en l’àmbit del dret laboral, seguretat i protecció social.
La base jurídica per al tractament de les dades per part del responsable serà l’execució del contracte de treball, donat que, a l‘haver una posició de desequilibri entre ocupador i empleat, el consentiment de l’afectat no seria una base vàlida per a tractar les dades. Una altra base per a tractar les dades del treballador seria per al compliment d’una obligació legal (bé sigui obligació per part de la llei o d’un conveni col·lectiu) per part del responsable. Una altra base jurídica en la que el responsable es podria emparar per a tractar les dades dels seus empleats seria la satisfacció d’interessos legítims.
Com veiem, en el transcurs de la relació laboral es poden tractar un gran ventall de dades. Per exemple, en el control horari, que es va implantar a Espanya, les empreses haurien d’usar un mètode de control horari. Per a poder tractar aquestes dades, l’empresa ha d’emparar-se en l’obligació legal, donat que una norma les obliga a dur aquest registre.
També veiem implicacions relacionades amb la protecció de dades, des de fa poc, en el registre salarial. En aquest cas, a l’igual que amb el control horari, la base per al tractament de dades per part de l’ocupador serà altra vegada l’obligació legal, donat que hi ha una norma que obliga a l’empresari a dur aquest registre.
Ara bé, malgrat que en el si d’una relació laboral puguem tenir base jurídica per a tractar tot tipus de dades relacionades amb el treballador, existeix el principi de minimització de dades, el qual exigeix que les dades personals que es tractin siguin adequades, pertinents i limitades a l’estrictament necessari en relació amb els fins per als que són tractades. Per la qual cosa, per molt que es tingui base legal per a tractar les dades, si no són adequades i pertinents per a l’esdevenir de la relació laboral, aquestes dades no hauran de tractar-se.
Quins drets emparen als treballadors?
En relació amb els seus treballadors, l’empresari haurà d’informar-los de manera concisa, transparent, intel·ligible i de fàcil accés, amb un llenguatge clar i senzill, sobre el tractament de dades que està duent a terme, tal i com estableixen els articles 13 i/o 14 del RGPD.
Quant als drets que emparen als treballadors, relatius al tractament de dades, aquests podran exercir els següents drets: dret d’accés, de rectificació, de supressió, limitació, portabilitat, oposició, i el dret a no ser objecte de decisions individuals automatitzades.
Poden donar-se transferències internacionals de dades en el si d’una relació laboral?
Les transferències poden donar-se a terme, però hauran d’aplicar-se unes condicions específiques. Aquestes condicions són les següents:
- Que les transferències tinguin per destinatari una entitat establerta en algun dels països que la Comissió Europea estima que tenen un nivell adequat de protecció.
- Quan s’aportin garanties de què els afectats compten amb drets exigibles i acciones legals efectives.
- Quan es doni alguna de les circumstàncies específiques de l’article 49 RGPD (consentiment explícit, per exemple).
FINALITZACIÓ DEL CONTRACTE DE TREBALL
A la fi de la relació laboral, també hi ha implicacions amb la protecció de dades?
Inclús en l’extinció de la relació laboral trobem elements relatius a la protecció de dades. Per exemple, la carta d’acomiadament pot contenir dades personals, sempre que siguin adequades i pertinents.
Com hem pogut veure, des del moment previ al naixement d’una relació laboral (procés de selecció), fins al moment de la seva extinció, i passant per tota la seva vida, la protecció de dades juga un paper fonamental en la relació. És per això que les empreses haurien d’implantar polítiques de protecció de dades que assegurin que les dades es tracten d’acord a les disposicions legals. I sobre això, que no permetin, per exemple, l’accés per tercers no legitimats a les cartes d’acomiadament, entre altres.
Hauran de bloquejar-se les dades dels treballadors, i guardar-se durant el temps legalment establert.
Així mateix, l’ocupador podria demanar el consentiment de la persona ex treballadora per a contactar amb ella en el futur. Per aquest cas, l’empresari haurà d’informar-lo d’aquesta circumstància, i l’ex treballador podria optar per no prestar el seu consentiment. La comunicació de dades d’un antic ocupador a un futur ocupador requereix el consentiment del treballador.
En el següent post ampliarem les dades que poden tractar-se durant la relació laboral, especificant amb més detall el control de l’activitat laboral que pot exercir sobre un treballador en relació amb les dades personals (controls d’accés, videovigilància, geolocalització, etc.), possibles cessions de dades, vigilància de la salut, entre altres.
I ja sabeu que, si necessiteu més informació al respecte, podeu contactar-nos.
L’equip de PymeLegal.