Les obligacions que estableix la normativa de protecció de dades a clubs esportius no difereixen molt de les d’una pime tradicional, no obstant, per la seva tipologia d’associació normalment entre amics o coneguts que s’han unit per compartir els seus hobbies i il·lusions esportives, acostuma a ser una normativa amb baix índex de compliment en aquest col·lectiu. Exposem a continuació un breu resum dels aspectes a tenir en compte i us recordem que a PymeLegal oferim una solució online a mida per a clubs i associacions que us permetrà estar al dia en aquesta matèria:
Document de seguretat:
El club o federació esportiva haurà de disposar d’un document de seguretat intern on es reflecteixin els requisits que estableix el reglament. Entre d’altres, haurà de contenir:
– Usuaris amb accés a dades.
– Descripció de la gestió de les dades personals (fitxers).
– Aplicacions informàtiques utilitzades.
– Inventari d’ordinadors i dispositius.
– Mesures de seguretat implantades (claus, perfils, backups, …)
– Protocols ARCO i registro incidències.
Clàusules d’informació i consentiment:
Per a la recollida de dades, per exemple, dels membres del club o dels federats, ja sigui en paper o en format electrònic (web, mail) s’haurà d’informar a l’afectat:
– Del motiu pel qual es recullen les dades.
– Que formaran part d’un fitxer i els drets que té sobre les seves dades.
– Indicar possibles cessions de dades o transferències internacionals que es puguin produir.
Això s’articularà incloent les corresponents clàusules d’informació en els formularis (paper, digital) de recollida de dades.
Així mateix, serà necessari incloure a la pàgina web del club/federació:
– Els corresponents avisos legals (cookies, privacitat, condicions contractació – si fos el cas, etc.).
– Avisos en els possibles butlletins comercials d’informació periòdica sobre events.
– Textos corresponents a possibles concursos que es realitzin, per exemple, a través de xarxes socials.
Signatura amb encarregats de tractament:
S’hauran de signar els corresponents contractes amb els encarregats de tractament (tercers amb accés a dades que presten un servei al club o a la federació) amb el contingut mínim que estableix la normativa. Alguns d’aquests tercers podrien ser:
– Gestoria / assessoria (comptable, fiscal, nòmines, …)
– Empreses que gestionin assegurances per als esportistes.
– Prestadors de serveis amb acords de col·laboració com fisioterapeutes, clíniques de salut, botigues esportives, entrenadors, etc.
– Terceres empreses o professionals que prestin un servei al club corresponent per a un event on se li cedeixin dades personals dels esportistes participants.
Cessió de dades de socis a la federació:
Cas apart és la cessió de dades dels federats per part d’un club a la federació corresponent amb l’objectiu de la participació d’aquests en competicions nacionals.
En aquest cas, segons resolució de l’AEPD i segons la legislació referent a l’emissió de llicències trobem que aquest fet es troba emparat en una normativa, amb el que no és necessari el consentiment de l’esportista ni és necessària la signatura del referit contracte d’encarregat de tractament en tractar-se d’una cessió de dades legitimada per imperatiu legal.
Signatura amb treballadors:
A la majoria de clubs, els càrrecs de direcció i gestió del club no són considerats treballadors com a tal perquè no reben remuneració, però seria recomanable que signessin un compromís de confidencialitat respecte a les dades a les quals tenen accés.
Una altra figura a tenir en compte en els clubs són els entrenadors. En cas de tractar-se de persones en nòmina constaran com a treballadors i hauran de signar el corresponent compromís. En cas de ser autònoms i facturar els seus serveis al club corresponent, seran considerats com a encarregats de tractament.
Notificació de Fitxers: públics o privats?:
Tot i que amb el nou Reglament Europeu (RGPD) l’obligació de notificar els fitxers desapareix, sent substituïda per un protocol anomenat ‘registre d’activitats’ intern, fins maig de 2018 és de total aplicació l’obligació d’inscriure els fitxers corresponents.
La LOPD distingeix entre fitxers de titularitat pública i privada, i de vegades, com en aquest cas, depenent de l’activitat i la tipologia de l’entitat pot ser que el responsable del fitxer tingui una naturalesa mixta i ens generi dubtes respecte la conveniència de notificar fitxers de caràcter privat o públic.
L’article 33 de la Llei 10/1990, de 15 d’octubre, de l’Esport estableix que les Federacions esportives espanyoles, sota la coordinació i tutela del Consell Superior d’Esports exerciran una sèrie de funcions, entre d’altres, la de qualificar i organitzar, en el seu cas, les activitats i competicions esportives d’àmbit estatal, la promoció general de la seva modalitat esportiva, els plans de preparació d’esportistes d’alt nivell, la formació de tècnics esportius, la prevenció, control i repressió de l’ús de substàncies i grups farmacològics prohibits i mètodes no reglamentaris de l’esport, la potestat disciplinària.
La jurisprudència del Tribunal Suprem atribueix a les federacions esportives, no obstant, el seu caràcter d’entitats privades, un caràcter mixt en atenció a les funcions que exerceixen (STS, de 22.12.10), doncs junt amb les atribucions que li són pròpies també exerceixen per delegació funcions públiques de caràcter administratiu, actuant en aquest cas com a agents de l’Administració Pública.
En conseqüència, els fitxers de les Federacions esportives que es creïn per a l’exercici de les funcions públiques de caràcter administratiu seran de titularitat pública, com els de federats, competicions i resultats, controls de salut i de dopatge, sancions, mentre que aquells fitxers que responguin a activitats pròpies de les Federacions esportives, com el d’empleats, o proveïdors, seran de titularitat privada.
Si no esteu segurs de tenir el vostre club o associació al dia en aquesta matèria, consulteu-nos i us ajudarem a regularitzar la situació i complir amb la protecció de dades a través de la nostra plataforma online (info@pymelegal.es).
L’equip de PymeLegal.