Actualment ens trobem davant de l’ús de WhatsApp no tan sols en l’àmbit privat, si no també d’empresa. És per això que hem volgut fer-li lloc a aquesta situació i comentar els usos que se li poden donar a WhatsApp Business i que hem de tenir en compte el compliment del deure d’informació i l’obtenció de consentiment en el casos necessaris.
Context
Whatsapp Business està dissenyada per que tant petites com grans empreses puguin comunicar-se amb els seus clients de forma àgil. Aquest aplicació et permet crear un perfil d’empresa a través del qual pots posar la informació que l’empresa decideix-hi.
Diferents usos de WhatsApp a l’empresa
1. Dins de l’empresa podem usar WhatsApp de forma interna, és a dir que l’empresari crei un grup de WhatsApp entre els seus treballadors, per exemple, per que aquests puguin entre ells comunicar si arribaran tard, recordar que tenien una visita mèdica o demanar canvis de torns.
En aquets cas és necessari que l’empresari faci firmar als corresponents treballadors que formaran part del grup, que accepten o no estar dins del grup, i informar-los que podran exercitar la revocació del consentiment i els seus drets en qualsevol moment.
2. Un altre ús de WhatsApp a l’empresa pot ser el contacte amb els nostres clients. Hi ha moltes gestories, per exemple, que actualment fan ús de WhatsApp per agilitzar els tràmits que ja el client ha contractat, o inclús com canal d’inici de contacte per una futura relació comercial.
En el primer supòsit, el de tenir una relació comercial amb el client s’ha de tenir en compte que, tal i com exposa la Resolució d’arxiu d’actuacions del Procediment E/01824/2019 de l’AEPD, en el que es decideix sobre si l’ús de la comunicació per WhatsApp per part d’una companyia és lícit o no, d’acord al compliment de l’execució d’un contracte, resol que el tractament de la dada del telèfon serà lícit si es per la necessitat d’execució d’un contracte.
En el segon supòsit, en el que són clients potencials, per tant no hi ha relació que els uneix-hi, s’ha d’informar al client potencial afegint la clàusula informativa en el perfil d’empresa, com recomanació, i enviar com primer contacte quan el client ens hagi escrit, la informació de primera capa. Es poden crear regles de resposta automàtica a Whatsapp Business que ens agilitzaran el treball mitjançant enviament automàtic a cada client potencial que ens contacti.
Consideracions en relació a la normativa de Protección de dades
Per complir amb la normativa, hem de tenir en compte que:
– El deure d’informació ha de complir-se, per tant la recomanació és que, tal i com anunciàvem a l’apartat anterior, a l’inici de qualsevol contacte per part d’un client o potencial client, li enviem la informació de primera capa (informació bàsica).
– Els servidors de WhatsApp, si la residencia la tena a dins de l’Espai Econòmic europeu, estan a WhatsApp Ireland Limited, per tant no hi ha transferència internacional de dades.
– La privacitat de les dades de cada client, respecte a la informació que posi a Whatsapp la podrà modificar des de l’apartat ajustaments/compte/privacitat, de la citada aplicació.
– La política de privacitat sobre les dades personals que es faciliten a la conversació versarà d’acord a la política de privacitat de l’empresa, per això és important informar amb la primera capa.
– Per a l’ús de WhatsApp com canal de comunicació entre treballadors, recordem que s’ha de demanar el consentiment de forma expressa a cadascun dels components que formin part del grup, y només is el grup es crear per part d’un Responsable de l’empresa. És a dir que els grups creats pels propis treballadors com via d’oci, no són responsabilitat de l’empresa.
Qüestions a tenir en compte sobre la seguretat de WhatsApp
Recordem que aquesta empresa forma part de les empreses de Facebook, per tant existeixen cessions de dades entre elles, que acceptes a amb la creació de l’usuari.
A més a més, les polítiques de conservació de dades, no estan del tot definides. Whatsapp defineix que el missatges que ens enviem s’eliminaran un cop hagin estat entregats. Si aquests no han estat entregats d’immediat, es guardaran per un termini de com a màxim 30 dies. Però no especifica el temps que conservarà fotografies o vídeos. Ara es poden recuperar passats els 30 dies els arxius multimèdia i això és per què no han estat borrats del servidor. D’igual manera ara si s’ha enviat un arxiu multimèdia o missatge, i el destintari o destinataris no l’han vist es pot borrar, i per tant s’eliminen també dels servidors.
Whatsapp com a garantia a l’exposat, ens garantitza que els nostres missatges es xifren d’extrem a extrem. Això significa que només l’emissari i receptor poden llegir el que s’envia, ni tan sols Whatsapp. Cada un dels xats que tenim, te assignat un codi de seguretats, que es com un cadenat, i aquest codi el trobes a la plantilla d’informació del contacte, com a codi QR o com a codi de 60 dígits.
Volem destacar que l’ús de WhatsApp per part de les empreses amb clients o clients potencials implica el deure d’informació i de consentiment d’acord a l’exposat. Amb aquest motiu afegim a la plataforma de Pymelegal, en breu, la clàusula per donar la Informacion de primera capa als clients i clients potencials.
L’equip de PymeLegal sempre a la vostra disposició.