Continuant amb les notícies setmanals dels dijous, aquesta setmana volem parlar-vos de com afecta el RGPD a les comunitats de propietaris i administradors de finques.
En un primer moment haurem d’identificar les parts que intervenen en els tractaments realitzats per les Comunitats, distingint:
- el responsable del tractament, que és la pròpia comunitat ja que és la que determina el fi i els mitjans del tractament;
- l’encarregat del tractament, que és qui realment tracta les dades personals mitjançant un mandat de la Comunitat, ja que l’administrador de la finca duu la gestió ordinària dels assumptes de la comunitat; i
- l’interessat, que són els veïns, tant propietaris com inquilins.
Per a dur a terme una correcta implantació de la normativa de protecció de dades haurem de tenir en compte les següents obligacions que estableix la normativa:
1) En primer lloc, és bàsic que entre la Comunitat de propietaris i l’administrador de la finca es signi un contracte d’encarregat de tractament, doncs aquest accedirà a les dades personals dels comuners o els seus inquilins, amb la finalitat d’atorgar un bon assessorament segons la LPH (Llei de propietat horitzontal), incluir els tractaments específics a realitzar, servei prestat i la forma sota la qual es desenvoluparà el mateix. En aquest contracte s’especificarà:
- les directrius segons les quals es realitzarà el tractament de les dades;
- la confidencialitat que haurà de guardar sobre les dades personals;
- mesures de seguretat implantades en el tractament;
- destí de les dades després de la prestació del servei; i
- la responsabilitat que pot comportar un ús fraudulent de les dades.
2) En segon lloc, és important informar als propietaris o inquilins de tota la informació sobre el tractament de les seves dades que es durà a terme, de forma clara, concisa i inequívoca. S’informarà de l’existència d’aquest tractament de les dades, de l’ús que es donarà a les dades dels propietaris, dels drets que aquests tenen en qualitat d’interessats i de a qui han de dirigir-se per a fer valer aquest drets.
3) En tercer lloc, en cas de què haguessin empleats a la comunitat, se’ls ha de fer signar un compromís de confidencialitat respecte a les dades a les que poden tener accés.
4) En quart lloc, hauran de realitzar-se tants Registres d’activitats del tractament com tractaments de dades es realitzin. Aquests tractaments, segons les dades que es recullin, poden ser de:
- Empleats, si recullen dades personals d’aquells que presten serveis per a la comunitat, tipus la porteria, personal de neteja, etc.
- Les dades personals dels propietaris o arrendataris.
- Videovigilància: Quan mitjançant pacte de la Junta de propietaris s’hagi acordat instal.lar sistema de videovigilància.
En aquests “RAT” s’inclouen les dades del responsable del tractament i de l’encarregat, finalitats del tractament, possibles cessions, categories d’interessats i dades personals d’aquests, terminis previstos per a la supressió de les dades o criteris per a destruir-los un cop no siguin necessaris i descripció de les mesures de seguretat dutes a terme.
5) En cinquè lloc, si hi ha càmeres de videovigilància, s’haurà de col.locar el distintiu per informar del responsable, la seva finalitat i possible exercici dels drets dels afectats.
Tal com estableix la normativa de protecció de dades, totes les entitats que estan obligades al cumpliment de la mateixa han de tenir una actitud proactiva en la seva aplicació, i és per això que es valora que, tant el responsable como l’encarregat del tractament, determinin les mesures tant tècniques com organitzatives més apropiades per a garantir la confidencialitat, disponibilitat i integritat de les dades.
Per a la propera setmana, aprofundirem una mica més sobre la videovigilància en les comunitats de propietaris: on han de col.locar-se els cartells?, pot un veí posar càmeres sense permís de la Junta?, què es pot grabar?…
Equip de PymeLegal.