Els centres docents tenen encomanada la funció social d’ensenyar i orientar als seus alumnes i, per això, necessiten tractar les seves dades personals; són responsables del tractament de les dades tant identificatives o acadèmiques, de les dades per oferir els serveis de menjador o transport i de dades per a la posada en marxa i desenvolupament d’activitats extraescolars. No obstant això, no hem d’oblidar que també són responsables de les dades dels pares o tutors d’aquests alumnes així com del professorat que imparteix la docència.
Així mateix, i atenent el desenvolupament creixent de les tecnologies de la informació i comunicació, cada vegada més els centres utilitzen plataformes de gestió educativa en el núvol i creen entorns virtuals d’aprenentatge per a relacionar-se professor i alumne i els seus pares o tutors, amb la finalitat de facilitar l’evolució de l’educació cap a un entorn digital.
El tractament de tot aquest entramat de dades i la forma en què es realitza genera una infinitat de preguntes relacionades amb el compliment de la normativa de protecció de dades. Preguntes tals com qui són els responsables del tractament d’aquestes dades, sobrequines bases es legitima aquest tractament o quines mesures de seguretat s’haurien d’implantar, intentarem donar resposta durant les pròximes setmanes, a fi de contribuir a un compliment més eficient d’aquesta normativa. Si bé els centres docents tracten dades dels seus proveïdors o empleats, ens centrarem en el tractament de les dades dels alumnes i els seus familiars, ja que són els col·lectius que poden generar més dubtes durant el seu tractament.
Començarem aquesta sèrie de notícies amb un resum dels conceptes bàsics en matèria de protecció de dades per a aclarir qualsevol dubte sobre aquests.
Els centres educatius, en compliment de la seva tasca de fer efectiu el dret fonamental a l’educació, també han d’observar les directrius del dret fonamental a la protecció de les dades de caràcter personal que, al no constituir la seva activitat principal, a vegades genera dubtes sobre la interpretació i aplicació de la seva regulació per part del professorat i equips directes dels centres escolars.
Des del moment de la sol·licitud de plaça en un centre, la fase de matrícula, la gestió d’expedients acadèmics, sol·licitud de beques o ajudes, serveis de menjador, transport (inherents al funcionament del sistema educatiu) així com per a la posada en marxa i desenvolupament d’activitats extraescolars es recullen dades i es tracten per l’equip directiu del centre, així com pels professors, personal administratiu i auxiliar d’aquest, per a l’exercici de les seves funcions. D’aquesta forma, hauran de respectar la privacitat i intimitat dels alumnes i dels seus pares o tutors, tenint present l’interès i la protecció dels menors.
Llavors, qui és el responsable del tractament de les dades? El responsable del tractament és la persona física o jurídica, pública o privada, que decideix sobre la finalitat, contingut i ús de les dades, bé per decisió directa o bé perquè així li ve impost per una norma legal. Quan es tracti de centres educatius públics, el responsable del tractament serà normalment l’Administració pública corresponent (la Conselleria de la Comunitat Autònoma competent en matèria educativa, excepte Ceuta i Melilla o els centres en l’exterior titularitat de l’Estat dependents del Ministeri d’Educació Cultura i Esport). En els centres concertats i privats els responsables del tractament de les dades seran els propis centres.
I, quines dades es tracten en un centre escolar? A part de les dades bàsiques dels alumnes i els seus pares o tutors (com a noms i cognoms, adreça, número de telèfon, e-mail o fins i tot imatges), també es tracten les dades acadèmiques i dades com per exemple la professió, els estudis o el lloc on treballen els pares, o, fins i tot, el seu número de compte bancària. Així mateix, també es pot arribar a tractar dades especialment sensibles, que revelen informació més íntima i personal, com per exemple dades relatives a la salut física o mental dels alumnes (des de lesions o malalties que poguessin sofrir els alumnes, discapacitats físiques o psíquiques, per exemple de la síndrome TDAH, informes psicopedagògics o dades de salut que permetin conèixer si els alumnes són celíacs, diabètics o pateixen alguna al·lèrgia alimentària). No es consideren dades sensibles que un alumne cursi l’assignatura de religió, ja que el sol fet de cursar la mateixa no implica revelació de la seva confessió religiosa.
Pot tenir encarregats del tractament un centre docent? Sí, ja que moltes vegades necessiten d’empreses externes dins la seva organització per a prestar serveis que directament el centre no ofereix. Aquestes empreses són contractades pel centre o l’Administració educativa per a prestar els serveis de menjador, servei mèdic, transport escolar o el de seguretat i tindran la consideració d’encarregats del tractament. L’equip directiu del centre, els professors, o el personal d’administració i serveis del centre educatiu no són encarregats del tractament. El Reglament General de Protecció de Dades estableix un deure de diligència en l’elecció de l’encarregat del tractament i un contracte en el contingut del qual s’incloguin les garanties adequades.
Els centres podrien comunicar dades a altres entitats? La comunicació de dades suposa la revelació d’aquests a una altra persona diferent del seu titular. Els destinataris de les dades seran les persones físiques o jurídiques, autoritats públiques, serveis o altres organismes als quals se’ls comuniquin.
Quan es transfereixen les dades dels alumnes d’un centre a un altre amb motiu d’un canvi de matrícula o es comuniquen a les associacions de mares i pares (AMPA) o als Serveis Socials o Sanitaris, Jutges, Tribunals, Cossos i Forces de Seguretat es produeix una comunicació de dades. En canvi, no són comunicacions de dades la seva transmissió a les empreses perquè, en nom i previ contracte amb el centre o l’Administració educativa, prestin serveis, per exemple, de menjador, metge o transport.
La propera setmana us parlarem dels principis bàsics que regeixen el tractament de les dades pels centres educatius, i en què poden amparar-se per a realitzar aquest tractament d’acord amb el RGPD.
L’equip de PymeLegal.