En aquest post, us resumirem les obligacions que tenen tant les comunitats de propietaris com els administradors de finques en matèria de protecció de dades juntament amb alguns supòsits específics d’aquest àmbit, que creiem que mereixen especial atenció.
OBLIGACIONS DE LA COMUNITAT DE PROPIETARIS
Aquestes són les obligacions que haurien de complir les comunitats de propietaris respecte la normativa de protecció de dades.
1) Notificació d’un fitxer denominat ‘gestió de la comunitat de propietaris’ a l’Agència de Protecció de Dades. Si, a més, la comunitat tingues algun treballador al seu càrrec (neteja, jardineria, manteniment, etc.) també seria necessari notificar un fitxer de ‘treballadors’ i si hi ha càmeres instal·lades gravant imatges, un altre anomenat ‘vídeo vigilància de la comunitat’.
Aquesta inscripció es realitza sempre a nivell de CIF, pel que si la comunitat i el pàrquing tenen diferents raons socials cada una tindrà que notificar el corresponent fitxer.
Aquest tràmit, serà obligatori fins maig de 2018. Amb l’aplicació del RGPD, la comunitat haurà de disposar de l’anomenat ‘registre d’activitats de tractament’.
2) Regular mitjançant contracte els possibles encarregats de tractament de la comunitat de propietaris. El cas més clar, es el de l’administrador de finques, que en el regim de propietat horitzontal exerceix l’administració d’una o varies comunitats per encàrrec del responsable, actuant com encarregat de tractament. Aquest contracte entre la comunitat i l’administrador de finques haurà de tenir un contingut mínim segons l’article 12 de la LOPD actual. Amb el RGPD, aquest contracte de prestació de serveis es reforça amb contingut addicional.
3) Disposar d’un document de seguretat actualitzat amb el contingut mínim que exigeix la normativa (usuaris de la comunitat, sistema de gestió, protocols, etc.) a disposició de l’Agència en cas de que ho demanessin. El podrà custodiar el president de la comunitat o l’administrador de finques. Amb el RGPD, aquest document es podrà incloure en el ‘registre d’activitats’ ja esmentat.
4) En el cas de que la comunitat tingués pàgina web, seria necessari també, incloure els avisos legals corresponents respecte la LOPD-RGPD i LSSICE.
5) Disposar dels corresponents compromisos de confidencialitat firmats per part dels càrrecs de la comunitat (president, vicepresident, .etc) i dels treballadors (si existeixen).
6) Inclusió de clàusules d’informació i consentiment a incloure en documents corporatius (això no serà habitual en comunitats de propietaris).
Si disposen de sistema de videocàmeres s’haurà de penjar el rètol informatiu homologat per l’AEPD d’informació als afectats sobre la gravació d’imatges.
7)Aplicació de les mesures de seguretat que estableix l’actual reglament (RD1720/2007) i establir les mesures de proactivitat que marca el nou RGPD.
Degut a la rotació de càrrecs en la comunitat, és important fer una revisió anual de la documentació corresponent per a tenir-la al dia i actualitzar possibles canvis en els fitxers notificats (nous fitxers, canvi d’administrador, etc.).
OBLIGACIONS DE L’ADMINISTRADOR DE FINQUES
Si la comunitat de propietaris té delegada la gestió de la protecció de dades en l’administrador de finques, serà aquest qui haurà de gestionar el compliment dels requisits en el seu paper d’encarregat de tractament respecte la comunitat.
Així, l’administrador realitzarà per exemple la notificació del fitxer actuant en representació del responsable de fitxer, això és, en nom de l’obligada, que serà sempre la pròpia comunitat.
A més, l’administrador de finques haurà de complir amb els principis com el deure d’informació, qualitat de les dades, conservació de les dades, deure de secret, regulació de cessions des dades.
En quant a les mesures de seguretat exigibles i el document de seguretat, la solució més habitual és que el propi administrador s’encarregui de la custodia d’aquestes dades, en la seva oficina i amb els seus propis mitjans posant a disposició de la comunitat la documentació corresponent sempre que ho requereixi.
SUPÒSITS ESPECIFICS
Impagament de rebuts de la comunitat per part dels propietaris.
Amb caràcter general, la publicació en el tauló d’anuncis de la comunitat d’una relació de propietaris que no es troben al corrent de pagament de les seves quotes de pagament no està emparada per la normativa de protecció de dades.
Cal tenir en compte que, la LPH permet publicar la identitat dels deutors i de les seves deutes amb la comunitat, incorporant les dades a la convocatòria de junta.
Excepcionalment, quan no existeix constància del domicili d’algun propietari, es podrà publicar en el tauló d’anuncis de la comunitat – o un altre lloc visible – la convocatòria de junta amb una menció als motius de dita publicació.
Accés i obtenció de copies de la documentació de la comunitat per part dels propietaris dels habitatges en regim de PH.
L’article 20 e) de la LPH disposa que correspon a l’administrador actuar, en el seu cas, com secretari de la Junta i custodiar a disposició dels titulars la documentació de la comunitat. Aquest article haurà de ser interpretat de conformitat amb la LOPD, de manera que no permeti un accés generalitzat a tota la documentació disponible en els arxius de la comunitat que pugui contenir dades personals, si no solament a aquelles dades que siguin estrictament pertinents, adequades i no excessives per a la finalitat perseguida.
En el cas que es considerés oportú facilitar copia de la documentació, amb les limitacions derivades de l’aplicació de la normativa de protecció de dades, s’hauran d’adoptar-se les degudes mesures de seguretat i, especialment, les relatives a la gestió i sortida de suports i documents, i trasllat de documentació.
Exhibició del llibre d’actes de la comunitat de propietaris a entitats financeres
La certificació expedida pel administrador serà document suficient per a formalitzar davant de l’entitat financera l’obertura d’un compte corrent o per al canvi anual de firmes dels carrècs de la comunitat.
Vídeo vigilància en comunitats de propietaris
Legitimació: per a la instal·lació de càmeres en zones comuns serà necessari l’acord de la Junta de propietaris que quedarà reflectit en les actes de dita Junta. Es recomana que en l’acord quedin reflectides algunes de les característiques del sistema de vídeo vigilància, així com el número de càmeres o l’espai captat per les mateixes.
Fitxer: sempre que vagin a gravar-se imatges de persones es procedirà a la inscripció del fitxer en el Registre General de Protecció de Dades de l’AEPD (obligatori fins maig 2018).
Deure d’informació: S’instal·laran en els diferents accessos a la zona vídeo vigilada i en un lloc visible un o varis rètols d’informació indicant el responsable de la instal·lació i davant de qui i on dirigir-se per a exercir els drets que preveu la LOPD.
Instal·lació: les càmeres solament podran captar imatges de les zones comuns de la comunitat. No podrà captar-se imatges de la via pública a excepció d’una franja mínima dels accessos al immoble. La contractació d’un servei de vídeo vigilància extern o la instal·lació de les càmeres per un tercer no eximeix a la comunitat del compliment de la legislació de protecció de dades.
Monitors i visualització: l’accés a les imatges estarà restringit a les persones designades per la comunitat de propietaris. En cap cas resultaran accessibles en els veïns mitjançant canal de televisió comunitària.
Sistema de gravació: a les imatges gravades accedirà solament el personal autoritzat. Les imatges seran conservades durant un termini màxim d’un mes des de la seva captació.
Si té algun dubte o cosulta posis en contacte amb nosaltres (info@pymelegal.es).
L’equip de PymeLegal.