Arrel de la publicació per part de l’Agencia de Protecció de Dades de la guia sectorial per administradors de finques, hem cregut oportú fer un resum de les obligacions que estableix la normativa a les comunitats de propietaris i quines implicacions té pels administradors de finques.
Una de les normatives que resulta més difícil d’aplicar a les empreses és la que fa referència a la Protecció de Dades per la seva complexitat i per les diferents implicacions legals i tècnic-organitzatives que s’han de tenir en compte a l’hora d’implementar-la.
Aquesta normativa, que estableix altes sancions a les empreses que la incompleixin, també afecta a les comunitats de propietaris a causa de la gestió de dades de caràcter personal que poden tractar en la gestió de la comunitat.
A més, quan els administradors de finques intervenen en la gestió dels assumptes de les comunitats de propietaris assumeixen unes funcions d’assessorament i consultoria que s’estenen a l’àmbit de la protecció de dades de les comunitats que manipulen. Aquest doble paper dels administradors de finques implica per a ells una sèrie d’obligacions en el seu paper d’encarregats de tractament respecte a les dades de les comunitats que gestionen.
INSPECCIONS / SANCIONS
L’Agència Espanyola de Protecció de Dades és l’encarregada de vetllar pel compliment de la normativa tenint potestat per inspeccionar i sancionar ja sigui per denúncia d’un ciutadà o d’ofici. Les sancions van des dels 900€ als 600.000€ segons el nivell de gravetat de la infracció.
Amb el nou reglament europeu (RGPD) es preveuen sancions que podran arribar fins als 20 milions d’euros o un 4% de la facturació de l’empresa.
EL NOU REGLAMENT EUROPEU
Amb l’aprovació al maig del 2016 del Reglament General de Protecció de Dades (RGPD) d’aplicació a tots els estats membres en 2018, s’estableixen nous requisits en aquesta matèria per oferir més garanties als ciutadans en el tractament de les seves dades personals per part de les empreses.
Les mesures esmentades en aquest document es remeten a la normativa de protecció de dades vigent al nostre país (LOPD), no obstant, a partir de maig de 2018 s’introduiran canvis substancials en la normativa espanyola. En alguns aspectes com els principis, conceptes i drets dels interessats, el RGPD donarà continuïtat a la legislació actual, però en altres aspectes com les obligacions dels responsables i encarregats de tractament hi haurà importants novetats.
Algunes d’elles afectaran als tractaments realitzats en l’àmbit de les comunitats de propietaris com, per exemple, la supressió de l’obligació de notificar els fitxers als registres públics de protecció de dades. Altres, no obstant, com la designació d’un delegat de protecció de dades o la realització d’avaluacions d’impacte sobre la protecció de dades, no tindran repercussió en les comunitats de propietaris.
De moment, caldrà esperar a les reformes legals que seran necessàries per facilitar l’aplicació del Reglament a Espanya per a poder oferir indicacions concretes sobre el compliment.
OBLIGACIONS DE LA COMUNITAT DE PROPIETARIS
Aquestes són les obligacions que hauran de complir les comunitats de propietaris respecte la normativa de protecció de dades.
– Notificació d’un fitxer denominat ‘gestió de la comunitat de propietaris’ a l’Agència de Protecció de Dades. Si, a més, la comunitat tingués algun treballador al seu càrrec (neteja, jardí, manteniment, etc.) també seria necessari notificar un fitxer de ‘treballadors’ i si hi ha càmeres instal·lades gravant imatges, un altre anomenat ‘video vigilància de la comunitat’.
NOTA: Aquesta inscripció es realitza sempre a nivell de CIF, per la qual cosa si la comunitat i el pàrquing tenen diferents raons socials cadascuna haurà de notificar el corresponent fitxer.
– Regular mitjançant contracte els possibles encarregats de tractament de la comunitat de propietaris. El cas més clar, és el de l’administrador de finques, que en el règim de propietat horitzontal exerceix l’administració d’una o diverses comunitats per encàrrec del responsable, actuant com a encarregat de tractament. Aquest contracte entre la comunitat i l’administrador de finques haurà de tenir un contingut mínim segons l’article 12 de la LOPD.
– Disposar d’un document de seguretat actualitzat amb el contingut mínim que exigeix la normativa (usuaris de la comunitat, sistema de gestió, protocols, etc.) a disposició de l’Agència en cas que ho demanés. Ho podrà custodiar el president de la comunitat o l’administrador de finques.
– En cas que la comunitat tingués pàgina web, seria necessari també, incloure els avisos legals corresponents respecte la LOPD i LSSICE.
– Disposar dels corresponents compromisos de confidencialitat signats per part dels càrrecs de la comunitat (president, vicepresident, etc) i dels treballadors (si existeixen).
– Inclusió de clàusules d’informació i consentiment a incloure en documents corporatius (això no serà habitual en comunitats de propietaris).
– Si disposen d’un sistema de càmeres de videovigilància s’haurà de penjar el cartell informatiu homologat per l’AEPD informant als afectats sobre l’enregistrament d’imatges.
– Aplicació de les mesures de seguretat que estableix el reglament (RD1720/2007).
Degut a la rotació de càrrecs a la comunitat, és important fer una revisió anual de la documentació corresponent per tenir-la al dia i actualitzar possibles canvis en els fitxers notificats (nous fitxers, canvi d’administrador, etc.).
OBLIGACIONS DE L’ADMINISTRADOR DE FINQUES
Si la comunitat de propietaris té delegada la gestió de la protecció de dades en l’administrador de finques, serà aquest qui haurà de gestionar el compliment dels requisits en el seu paper d’encarregat de tractament respecte la comunitat.
Així, l’administrador realitzarà per exemple la notificació del fitxer actuant en representació del responsable de fitxer, això és, en nom de l’obligada, que serà sempre la pròpia comunitat.
A més, l’administrador de finques haurà de complir amb principis com el deure informació, qualitat de les dades, conservació de les dades, deure de secret, regulació de cessions de dades.
En quant a les mesures de seguretat exigibles i el document de seguretat, la solució més habitual és que el propi administrador s’encarregui de la custòdia d’aquestes dades, a la seva oficina i amb els seus propis mitjans posant a la disposició de la comunitat la documentació corresponent sempre que ho requereixi.
SUPÒSITS ESPECÍFICS EXTRETS DE LA ULTIMA GUIA DE LA AEPD
a) Impagament de rebuts de la comunitat per part dels propietaris.
Amb caràcter general, la publicació en el taulell d’avisos de la comunitat d’una relació de propietaris que no es troben al corrent de pagament de les seves quotes, no està emparada per la normativa de protecció de dades.
Ara bé, la LPH permet publicitar la identitat dels deutors i dels seus deutes amb la comunitat, incorporant aquestes dades a la convocatòria de junta.
Excepcionalment, quan no existeixi constància del domicili d’algun propietari, es podrà publicar en el taulell d’anuncis de la comunitat – o un altre lloc visible – la convocatòria de junta amb una menció als motius d’aquesta publicació.
b) Accés i obtenció de còpies de la documentació de la comunitat per part dels propietaris d’habitatges en règim de PH.
L’article 20 e) de la LPH estableix que correspon a l’administrador actuar, si escau, com a secretari de la Junta i custodiar a disposició dels titulars la documentació de la comunitat. Aquest article ha de ser interpretat de conformitat amb la LOPD, de manera que no permet un accés generalitzat a tota la documentació obrant en els arxius de la comunitat que pugui contenir dades personals, sinó només aquelles dades que siguin estrictament pertinents, adequades i no excessives per a la finalitat perseguida.
En el cas que es considerés oportú facilitar còpia de la documentació, amb les limitacions derivades de l’aplicació de la normativa de protecció de dades, hauran d’adoptar-se les degudes mesures de seguretat i, especialment, les relatives a la gestió i sortida de suports i documents, i trasllat de documentació.
c) Exhibició del llibre d’actes de la comunitat de propietaris a entitats financeres.
La certificació expedida per l’administrador serà document suficient per a formalitzar davant l’entitat financera l’obertura d’un compte corrent o per al canvi anual de signatures dels càrrecs de la comunitat.
d) Videovigilància en comunitats de propietaris.
Legitimació: Per a la instal·lació de càmeres en zones comuns serà necessari l’acord de la Junta de propietaris que quedarà reflectit en les actes d’aquesta Junta. Es recomana que en l’acord es reflecteixin algunes de les característiques del sistema de videovigilància, així com el nombre de càmeres o l’espai captat per les mateixes.
Fitxer: Sempre que vagin a gravar-se imatges de persones es procedirà a la inscripció del fitxer en el Registre General de Protecció de Dades de l’AEPD (obligatori fins a maig 2018).
Deure informació: S’instal·laran en els diferents accessos a la zona video vigilada i en un lloc visible un o diversos cartells d’informació indicant el responsable de la instal·lació i davant de qui i a on dirigir-se en cas de voler exercir els drets que preveu la LOPD.
Instal·lació: Les càmeres només podran captar imatges de les zones comuns de la comunitat. No podran captar-se imatges de la via publica a excepció d’una franja mínima dels accessos a l’immoble. La contractació d’un servei de videovigilància extern o la instal·lació de les càmeres per un tercer no eximeix a la comunitat del compliment de la legislació de protecció de dades.
Monitors i visualització: L’accés a les imatges estarà restringit a les persones designades per la comunitat de propietaris. En cap cas resultaran accessibles als veïns mitjançant canal de televisió comunitària.
Sistema de gravació: A les imatges gravades accedirà només el personal autoritzat. Les imatges seran conservades durant un termini màxim d’un mes des de la seva captació.
Esperem que aquest resum us hagi estat útil, i recordeu que a PymeLegal oferim el servei d’adaptació a la LOPD per comunitats de propietaris i disposem de la plataforma en modalitat partner per administradors de finques. Si voleu ampliar informació contacteu amb nosaltres.
L’equip de PymeLegal.