Siguiendo con las noticias semanales de los jueves, esta semana queremos hablaros de cómo afecta el RGPD a las comunidades de propietarios y administradores de fincas.
En un primer momento debemos identificar las partes que intervienen en los tratamientos efectuados por las Comunidades, distinguiendo:
- el responsable del tratamiento, que es la propia comunidad ya que es la que determina el fin y los medios del tratamiento;
- el encargado del tratamiento, que es quien realmente trata los datos personales mediante un mandato de la Comunidad, ya que el administrador de la finca lleva la gestión ordinaria de los asuntos de la comunidad; y
- el interesado, que son los vecinos, tanto propietarios como inquilinos.
Para llevar a cabo una correcta implantación de la normativa de protección de datos deberemos tener en cuenta las siguientes obligaciones que marca la normativa:
1) En primer lugar, es básico que entre la Comunidad de propietarios y el administrador de la finca se firme un contrato de encargado de tratamiento, pues éste accederá a los datos personales de los comuneros o sus inquilinos, con la finalidad de otorgar un buen asesoramiento según la LPH (Ley de propiedad horizontal), incluir los tratamientos específicos a realizar, servicio prestado y la forma bajo la cual se desarrollará el mismo. En dicho contrato se especificará:
- las directrices según las cuales se realizará el tratamiento de los datos;
- la confidencialidad que deberá guardar sobre los datos personales;
- medidas de seguridad implantadas en el tratamiento;
- destino de los datos tras la prestación del servicio;
- y la responsabilidad que puede acarrear un uso fraudulento de los datos.
2) En segundo lugar, es importante informar a los propietarios o inquilinos de toda la información sobre el tratamiento de sus datos que se va a llevar acabo, de forma clara, concisa e inequívoca. Se informará de la existencia de dicho tratamiento de los datos, del uso que se va a dar a los datos de los propietarios, de los derechos que estos tienen en calidad de interesados y de a quién deben dirigirse para hacer valer dichos derechos.
3) En tercer lugar, en caso de que hubieran empleados en la comunidad, se les debe hacer firmar un compromiso de confidencialidad respecto a los datos a los que pueden tener acceso.
4) En cuarto lugar, deberán realizarse tantos Registros de actividades del tratamiento como tratamientos de datos se realicen. Estos tratamientos, según los datos que se recojan, pueden ser de:
- Empleados, si recogen datos personales de aquellos que prestan servicios para la comunidad, tipo la portería, personal de limpieza, etc.
- Los datos personales de los propietarios o arrendatarios.
- Videovigilancia: Cuando mediante acuerdo de la Junta de propietarios se haya acordado instalar sistema de videovigilancia.
En estos “RAT” se incluyen los datos del responsable del tratamiento y del encargado, finalidades del tratamiento, posibles cesiones, categorías de interesados y datos personales de estos, plazos previstos para la supresión de los datos o criterios para destruirlos una vez no sean necesarios y descripción de las medidas de seguridad llevadas a cabo.
5) En quinto lugar, si hay cámaras de videovigilancia, deberá colocarse el distintivo para informar del responsable, su finalidad y posible ejercicio de los derechos de los afectados.
Tal y como establece la normativa de protección de datos, todas las entidades que están obligadas al cumplimiento de la misma deben tener una actitud proactiva en su aplicación, y es por ello que se valora que, tanto el responsable como el encargado del tratamiento, determinen las medidas tanto técnicas como organizativas más apropiadas para garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de los datos.
Para la próxima semana, profundizaremos un poco más sobre la videovigilancia en las comunidades de propietarios, pues, ¿dónde deben colocarse los carteles?, ¿puede un vecino poner cámaras sin permiso de la Junta?, ¿qué se puede grabar?…
El equipo de PymeLegal.
