Actualmente nos encontramos ante el uso de WhatsApp no sólo en contextos privados, si no de empresa. Por ello hemos querido darle hueco a esta situación para comentar los usos que se le puede dar a WhatsApp Business y qué debemos tener en cuenta para cumplir con el deber de información y de obtención del consentimiento en los casos necesarios.
Contexto
Whatsapp Business está diseñada para que pequeñas y grandes empresas puedan comunicarse con sus clientes de forma ágil. Esta aplicación te permite crear un perfil de empresa a través del cual puedes poner la información que la empresa decida.
Distintos usos de WhatsApp en la empresa
1. Dentro de la empresa podemos usar WhatsApp de forma interna, es decir que el empleador cree un grupo de WhatsApp entre sus trabajadores para, por ejemplo, que éstos puedan entre ellos comunicar si van a llegar tarde, recordar que tienen visita médica, o pedir cambios de turno.
En ese caso será necesario que el empleador haga firmar a los correspondientes trabajadores que van a formar parte del listado de ese grupo, que aceptan o no el estar dentro, e informarles que podrán ejercitar la revocación del consentimiento y sus derechos en cualquier momento.
2. Otro uso del WhatsApp en la empresa puede ser el contacto con nuestros clientes. Hay muchas gestorías, por ejemplo, que actualmente dan uso al WhatsApp para agilizar los trámites que ya el cliente ha contratado, e incluso como canal de inicio de contacto para una futura relación comercial.
En el primer supuesto, en el de tener ya una relación comercial con el cliente, se debe tener en cuenta que, tal y como expone la Resolución de archivo de actuaciones del Procedimiento E/01824/2019 de la AEPD , en el que decide sobre si el uso de la comunicación por WhatsApp por parte de una compañía es lícito o no de acuerdo al cumplimiento de la ejecución de un contrato, se dirime que el tratamiento del dato del teléfono será lícito si es para la necesidad de ejecución de un contrato.
En el segundo supuesto, en el que son clientes potenciales, por lo que no hay una relación entre medio que los une, se debe informar al cliente potencial añadiendo la cláusula informativa en el perfil de la empresa, como recomendación, y enviar como primer contacto cuando ese cliente nos haya escrito, la información de primera capa. Se pueden crear reglas de respuesta automática en Whatsapp Business que nos agilizan el trabajo del envío automático a cada cliente potencial que nos escriba.
Consideraciones en relación a la normativa de protección de datos
Para cumplir con la normativa, debemos tener en cuenta que:
– El deber de información debe cumplirse por lo que la recomendación es que, tal y como anunciábamos en el apartado anterior, en el inicio de cualquier contacto por parte de un cliente o cliente potencial debemos enviarle la información de primera capa (información básica).
– Los servidores de WhatsApp si resides dentro del Espacio Económico Europeo están ubicados en WhatsApp Ireland Limited, por lo que no existe transferencia internacional de datos.
– La privacidad de los datos de cada cliente, respecto a la información que ponga en WhatsApp se podrá modificar a través del apartado ajustes/cuenta/privacidad, de dicha aplicación.
– La política deprivacidad sobre los datos personales que se den a través de la conversación versará de acuerdo a la política de privacidad de la empresa, por ello es importante informar con la primera capa.
– Para el uso de WhatsApp como canal de comunicación entre trabajadores, recordemos que hay que pedir de forma expresa el consentimiento a cada uno de los componentes que formen parte de dicho grupo, y solo si dicho grupo es creado directamente por un Responsable de la empresa. Es decir, el grupo de WhatsApp que se creen los trabadores entre ellos como vía de ocio, no es responsabilidad de la empresa.
Cuestiones a tener en cuenta sobre la seguridad de WhatsApp
Recordemos que esta empresa forma parte de las empresas de Facebook, por lo que existen cesiones de datos entre ellas, que aceptas cuando creas tu usuario.
Además, las políticas de conservación de datos no están del todo definidas. WhatsApp define que los mensajes que nos enviamos se eliminan una vez que han sido entregados. Si no han podido ser entregados de inmediato se guardan por un plazo máximo de 30 días. Pero no especifica el tiempo que conservan fotos o videos. Ahora pasados los 30 días des del envío de dicho documento multimedia, podemos recuperar la foto o el video y ello es porque no han sido borrados del servidor. De igual manera ahora si se ha enviado un archivo multimedia o un mensaje, y el destinatario o destinatarios no lo han visto se pueden eliminar, y por tanto se eliminan también de los servidores.
Como garantía a lo expuesto, WhatsApp nos garantiza que nuestros mensajes se cifran de extremo a extremo. Esto significa que solo el emisario y el receptor pueden leer lo que se envía, nadie ni más, incluido WhatsApp. Cada uno de los chats, tiene asignado un código se seguridad, que es como un candado, y dicho código lo encuentras en la pantalla de información del contacto, como código QR o como código de 60 dígitos.
Con todo, queremos destacar que el uso de WhatsApp por parte de las empresas con los clientes o clientes potenciales implica el deber de información y de consentimiento de acuerdo a lo expuesto. Por ese motivo añadiremos a la plataforma de Pymelegal, en breve, la cláusula para dar la información de primera capa a los clientes y clientes potenciales.
El equipo de PymeLegal siempre a vuestra disposición.
