Como consultores en materia de LOPD cada vez recibimos más dudas sobre clientes que reciben una carta o llamada de un cliente suyo que quiere ejercer el derecho de acceso, rectificación, cancelación u oposición al tratamiento de sus datos. Son los llamados derechos ARCO.
En esta ocasión, vamos a analizar que es el derecho de acceso y como proceder ante un cliente nuestro que lo quiera ejercer:
El derecho de acceso es aquél que faculta al afectado para solicitar y obtener gratuitamente información de sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento, el origen de dichos datos, así como las comunicaciones realizadas o que se prevén hacer con los mismos.
Por lo tanto, el Responsable del Fichero (la empresa o empresario) tiene la obligación de comunicar al afectado qué datos suyos tiene, de dónde los ha obtenido, qué tratamiento ejerce sobre ellos y si se han comunicado o se pretende hacer a una tercera persona.
El Responsable del Fichero resolverá sobre la solicitud de acceso en el plazo máximo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud.
Los sistemas a través de los cuales se puede comunicar al afectado esta información son:
– Visualización en pantalla.
– Escrito, copia o fotocopia remitida por correo, certificado o no.
– Tele copia (fax). – Correo electrónico u otros sistemas de comunicación electrónica.
– Cualquier otro sistema que sea adecuado a la configuración o implantación material del fichero o a la naturaleza del tratamiento ofrecido por el responsable.
Este derecho no es absoluto y se recogen una serie de casos en los que se podrá negar el acceso. Estos son:
– Cuando el derecho ya se haya ejercitado, por el afectado, en los doce meses anteriores a la solicitud, salvo que se acredite un interés legítimo a tal efecto.
– Cuando así lo prevea una Ley o una norma de derecho comunitario de aplicación directa o cuando éstas impidan al responsable del tratamiento revelar a los afectados el uso de los datos a los que se refiera el acceso.
En todo caso, el Responsable del Fichero deberá justificar su denegación e informar al afectado. Este punto es importante ya que la solicitud debe ser respondida siempre y dentro de los plazos establecidos para ello.
Aun no concediendo el derecho, ya sea por concurrir alguna de las causas enumeradas anteriormente o en el caso de que no se disponga de datos de carácter personal de los afectados que solicitan el derecho, siempre se ha de contestar la solicitud.
Si tiene alguna duda, o necesita algún modelo de escrito o solicitud póngase en contacto con nosotros a través del mail consultas@pymelegal.es.
