En la noticia anterior te hablamos de la nueva Ley 2/2023 Whistleblowing y la relación que tiene con el RGPD. Hoy queremos darte un poco más de información para cumplir con esta Ley y saber cómo debe ser el Canal de Denuncias de tu entidad.
Además, también te explicaremos cómo debes proceder para informar y denunciar las infracciones normativas y actos de corrupción.
¿Cómo deben ser los canales de denuncia?
La ley establece que las denuncias deben ser canalizadas a través de canales seguros y confidenciales, como los “buzones éticos”, para garantizar la protección de la identidad del denunciante.
Hay dos tipos de canales de denuncia:
- Canal propio de la empresa: las empresas y organismos públicos deberán contar con un sistema interno de información que permita la recepción y gestión de las denuncias de infracciones normativas y actos de corrupción. Este sistema interno de información debe ser confidencial y garantizar la protección de la identidad de los denunciantes, y permitir el tratamiento rápido y eficaz de las denuncias recibidas. Este sistema interno debe permitir la identificación y el seguimiento de las denuncias recibidas, así como la realización de investigaciones y acciones de seguimiento en relación con las denuncias.
A su vez, las empresas y organismos públicos deben informar a los empleados y al público en general sobre la existencia de estos canales y la protección que se ofrece a los denunciantes.
- Canal Externo: La Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.) es el organismo público encargado de supervisar y garantizar el cumplimiento de la Ley 2/2023. Entre sus funciones se encuentra la de establecer y mantener un canal externo de información para la recepción de las denuncias de infracciones normativas y actos de corrupción.
Este canal externo de información es una herramienta a disposición del público en general, que permite la recepción de estas denuncias por parte de cualquier persona informante. La A.A.I. garantiza la confidencialidad y la protección de la identidad de los denunciantes, así como la diligencia y eficacia en el tratamiento de las denuncias recibidas. La A.A.I. está diseñado de manera que permita la identificación y el seguimiento de las denuncias recibidas, así como la realización de investigaciones y acciones de seguimiento en relación con las denuncias. Además, la A.A.I. informa a los denunciantes sobre el estado de las investigaciones y garantiza su protección contra posibles represalias. Su actuación está presidida por los principios de independencia y autonomía en la recepción y tratamiento de la información sobre las infracciones. Este canal de comunicación externo debe impedir el acceso a ella por el personal no autorizado.
¿Cómo es el procedimiento para informar sobre una infracción o acto de corrupción?
El informante puede elegir el cauce a seguir, interno o externo, según las circunstancias y los riesgos de represalias, que considere preferible. El Sistema interno de información debería utilizarse de manera preferente para canalizar la información, pues una actuación diligente y eficaz en el seno de la propia organización podría paralizar las consecuencias perjudiciales de las actuaciones investigadas. Aunque si lo prefiere, puede ir directamente al canal externo de denuncia.
Tras el envío de la denuncia que, como decimos, puede llevarse a cabo de forma anónima o con reserva de la identidad del informante, y de su forma, escrita o verbal, se inicia el trámite de admisión, en el que después de un análisis preliminar de la denuncia, se decide:
- Si se admite a trámite.
- Si se inadmite, si concurre alguna de las causas tasadas previstas.
- Si se comunica al Ministerio Fiscal si la conducta pudiera ser constitutiva de delito.
- Si se remite a otra Autoridad u Organismo que pudiera resultar competente para la tramitación de la comunicación.
En el caso de que la comunicación sea admitida a trámite, comienza la fase instructora, que culminará mediante la emisión de un informe por la A.A.I. (Autoridad Independiente de Protección del Informante). Emitido el informe, la Autoridad Independiente de Protección del Informante podrá:
- Acordar el archivo del expediente.
- Iniciar el procedimiento sancionador, sin perjuicio de poner los hechos en conocimiento del Ministerio Fiscal si, pese a no apreciar inicialmente indicios de que los hechos pudieran revestir el carácter de delito, así resultase del curso de la instrucción, o de la Fiscalía Europea cuando resulten afectados los intereses financieros de la Unión Europea, en su caso, o la remisión de la información a otra autoridad u organismo competente, si así procede.
En línea con la Directiva 2019/1937, se ha considerado adecuado que el plazo para la realización de las investigaciones y para dar respuesta al informante no se dilate más de lo estrictamente necesario, razón por la que el plazo para finalizar esta fase de instrucción no puede ser superior a tres meses.
Finalmente, cabe destacar que la resolución que adopte la A.A.I., no será objeto de recurso alguno, ni administrativo ni jurisdiccional, sin perjuicio de la posible impugnación de la resolución que ponga fin al procedimiento sancionador que se pudiera incoar a raíz de las investigaciones realizadas.
Debe tenerse en cuenta que el informante, por el hecho de comunicar la existencia de una infracción penal o administrativa, no tiene la condición de interesado sino de colaborador con la Administración. De manera que las investigaciones que lleve a cabo tanto en el marco del Sistema interno de información del sector público como en el marco del procedimiento que desarrolla la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., se inician siempre de oficio y de conformidad con el procedimiento establecido en la LPAC.
Desde PymeLegal trabajamos con una herramienta para gestionar y tramitar las denuncias que garantiza la seguridad y el procesamiento adecuado. Si tu empresa necesita esta solución, contacta con nosotros y te ayudaremos a implementarlo y cumplir con la nueva Ley Whistleblowing.
El equipo de PymeLegal.
