Cada vez son más los despachos/asesorías que nos consultan sobre la posibilidad de implantar alguna herramienta IA, como ChatGPT, en sus procesos y gestiones internas.
La verdad es que cada dia aparecen nuevas herramientas de IA que pueden ayudarnos a optimizar nuestras gestiones diarias y, si se utilizan de forma adecuada, nos pueden permitir ser más productivos.
Pero este tipo de herramientas, a pesar de su potencial, también tienen sus riesgos. Hoy queremos explicarte los pros y contras, por si te estás planteando implantar ChatGPT en tu negocio:
Ventajas de implementar ChatGPT en tu despacho:
- Mayor eficiencia en ciertos procesos: se reduce el tiempo invertido en las tareas, sobre todo en aquellas que son repetitivas, y permite que los trabajadores se centren en otras actividades.
- Reducción de costes de la empresa: las herramientas como ChatGPT nos permiten automatizar muchos procesos y eso nos ahorra dinero. Como por ejemplo: gestión de agendas y reuniones, gestión del correo electrónico (redacción, clasificación y respuesta a correos), análisis de datos del negocio, automatización workflow y creación de contenido, entre otros.
- Gran capacidad de recopilar, procesar y almacenar grandes volúmenes de datos/información (en la versión teams de ChatGPT).
- Es una herramienta que debe ayudar y dar soporte al trabajador en sus tareas, nunca será un sustituto de este. Las herramientas como ChatGPT son aplicaciones de consulta que son muy útiles para hacer emails, listas, resúmenes, tablas, contenido para redes, tutoriales, resumen de noticias, exámenes…
Inconvenientes de implementar ChatGPT en tu despacho:
- Será necesario que los trabajadores estén formados o tengan un mínimo de conocimiento sobre estas herramientas de IA y cómo utilizarlas. Por ejemplo, a la hora de hacer un prompt para ChatGPT, verificar los outputs o saber qué información podemos introducir, o no, en una herramienta como esta.
- Toda herramienta tendrá limitaciones de contexto, sobre todo en caso de situaciones complejas. ChatGPT puede tener dificultad a la hora de encontrar una respuesta y que esta sea errónea (misinformation).
- Puede directamente generar información falsa (debemos contrastar).
- Riesgo en materia de protección de datos si subimos documentación con datos personales.
- Menor interacción humana: hay situaciones que requieren la interacción humana. No podemos confiar plenamente en herramientas de IA sin una supervisión humana, porque siempre pueden haber errores.
- Infracción de copyright: Todos los datos e información que recopila ChatGPT son el resultado de mucha información que tiene derechos de autor y de obras protegidas. Es por eso por lo que a día de hoy no se sabe hasta qué punto la IA afecta a la propiedad intelectual o no.
- Riesgo de transferencia internacional de datos fuera de la UE (si se introducen datos personales).
- Utilizando la versión gratuita de ChatGPT, todos los datos que introducimos en la herramienta y que se recopilan, los utilizan para alimentar el modelo OpenAI. En cambio, si utilizas la versión de pago, no se utilizan datos para el entrenamiento de la IA y los datos se almacenan en servidores bajo “normativa UE” en Suecia.
- Utilizar cualquier herramienta de IA puede suponer peligros como una brecha de datos y la consecuente pérdida de reputación de la empresa.
- Si queremos estar actualizados, es importante tener la versión de pago de ChatGPT, ya que la base de datos de la versión gratuita está alimentada con datos de hasta 2021.
Aspectos a tener en cuenta si implementas ChatGPT en tu despacho:
- Capacitación y concienciación en el entorno laboral: es importante que todos los trabajadores prioricen al cliente y su privacidad a la hora de utilizar ChatGPT. Siempre adoptando una filosofía que respete el RGPD.
- Formación en prompts: Es básico que se establezca un criterio unificado para toda la plantilla a la hora de usar este tipo de herramientas.
- Confidencialidad: respetar siempre las normas deontológicas. No se deben introducir datos protegidos por estas normas, ni incurrir en responsabilidades penales de la empresa. Es importante la anonimización cuando preguntamos a ChatGPT.
- Minimización de datos personales: proporcionar únicamente los datos estrictamente necesarios para obtener la respuesta que se pretende.
- Establecer protocolos de uso sobre cómo y cuándo utilizar ChatGPT y que los respeten todos los trabajadores.
- Realizar un análisis de riesgos para identificar posibles vulnerabilidades para la privacidad y seguridad de los datos, e implementar medidas para reducir los riesgos identificados.
- Si es necesario, llevar a cabo una evaluación de impacto (PIA) para identificar y mitigar riesgos potenciales asociados con el uso de ChatGPT.
- Recomendable asignar a un Delegado de Protección de Datos (DPO/DPD) que supervise el cumplimiento de la normativa de protección de datos.
- Valorar el uso de herramientas de IA integradas en bases de datos comerciales existentes como Aranzadi, La Ley, etc.
- Recomendable el uso de la versión teams de ChatGPT que permite crear GPT propios y los datos introducidos no alimentan la aplicación.
Como has podido ver, utilizar herramientas de IA puede ser muy eficiente, pero a la vez tiene sus riesgos si no se hace de una forma adecuada, consciente y asociada a protocolos internos bien definidos y acotados según la actividad.
El uso de aplicaciones o soluciones que “aterricen y validen” la utilización de la IA en nuestras organizaciones atenuará estos riesgos.
Siempre que incorpores alguna herramienta nueva a tu despacho, ten en cuenta todos los aspectos que afecten a la privacidad. Y si trabajas con nuestro equipo de abogados, y tienes preguntas al respecto, no dudes en consultarnos y te ayudaremos a implementar las medidas de seguridad correspondientes.
El equipo de PymeLegal.
