Entre las diferentes obligaciones que establece la LOPD a un centro educativo, es importante realizar una correcta notificación de los ficheros de datos personales que se manejan en el ejercicio de la actividad educativa. Cuando se declara un fichero se ha de determinar quién es el responsable de los tratamientos de datos personales que se emplean en los centros, pues es éste el obligado a declarar el fichero, garantizar los derechos ARCO y a responder de las distintas infracciones.
El artículo 3 de la LOPD establece que el responsable del fichero de datos personales es la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento de datos personales.
Tipología de ficheros según el centro:
– Centro educativo privado: Estamos ante una persona jurídico-privada que declara sus ficheros, mediante el formulario NOTA para ficheros privados (o sede electrónica) notificándolo al Registro General de Protección de Datos.
– Centro educativo concertado (concierto con la Administración educativa): También tiene personalidad jurídica propia por lo que la gestión para declarar los ficheros será la misma que la de un centro educativo privado.
– Centro educativo religioso: Pertenecientes a una orden, prelatura o institución religiosa no suelen tener una personalidad jurídica propia y diferenciada de la misma y pueden llevar a cabo una declaración centralizada de sus ficheros por la institución religiosa o descentralizada para cada uno de sus centros.
– Centros educativos gestionados por empresas privadas a través de un contrato de gestión de servicios públicos con una Administración: Tienen también el carácter de ficheros privados, pues el titular del centro es una persona jurídico-privada y es quien decidirá sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento.
– Centros educativos públicos: Estos pueden ser de titularidad autonómica o municipal. En caso que sean de titularidad de la Administración autonómica, habitualmente los ficheros se declaran a través de una Orden de la Consejería de Educación. Si dependen de la Administración municipal, se declaran a través de una Ordenanza u otra fuente de derecho municipal. Los centros educativos públicos están igualmente obligados a declarar los ficheros correspondientes antes de empezar a recabar datos de los ciudadanos.
Ficheros más comunes a registrar para un centro educativo:
1.Alumnos (fichas alumnos, preinscripciones, matriculaciones, admisión, …).
2.Expediente académico (calificaciones, observaciones, absentismo, …).
3.Personal docente (fichero de profesores para gestión interna de rrhh).
4.Personal no docente (mantenimiento, limpieza, …).
5.Administración/Proveedores (gestión contable).
6.Servicios complementarios (comedor, transporte, guardería, extraescolares…).
7.Orientación psicopedagógica.
8.Usuarios web.
9.Video vigilancia.
Evidentemente, el hecho de declarar los ficheros, como hemos comentado en anteriores ocasiones, no es suficiente para cumplir la legislación, pero si partimos de una buena estructura ‘lógica’ a la hora de notificar esto nos será de ayuda para implementar correctamente el resto de medidas.
El equipo de PymeLegal.
